componentes físico de word

ARÉA DE TRABAJO DE WORD

Es el gran espacio en blanco que hay en la mitad de la pantalla. En esta parte de la ventana podrás escribir el texto que desees, insertar fotos, dibujos y todo aquello que quieras que contenga tu documento. Puede decirse que el área de trabajo es como el folio que tienes en la mesa cuando vas a escribir.

 

Ventana de Word

 

1 MENÚS Y COMANDOS DE WORD

Cuando se elige un comandó se indica a Word lo que debe hacer a continuación: imprimir un documento, dar formato al texto, etc. los comandos que realizan acciones similares están agrupados en menús. Por ejemplo, el menú Archivo contiene los comandos que se usan para abrir, imprimir, guardar y cerrar los documentos. Los menús aparecen en la lista de la Barra de menús, en la parte superior de la ventana de Word.

 

CONFIGURACIÓN DE PÁGINA.

Los márgenes de página son el espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de una página. Generalmente, el texto y los gráficos se insertan en el área de impresión situada entre los márgenes. No obstante, algunos elementos pueden colocarse en los márgenes: por ejemplo, los encabezados, pies de página y los números de página.

 

Se puede elegir entre orientación vertical u horizontal para todo el documento o parte del mismo. Cuando se cambia la orientación, también cambian las galerías de páginas y de portadas prediseñadas para proporcionar las páginas que tienen la orientación elegida.

 

Las reglas horizontal y vertical de Word se suelen utilizar para alinear los textos, gráficos, tablas y otros elementos en un documento. Para ver la regla horizontal a lo ancho del documento de Word y la regla vertical a lo largo del lado izquierdo del documento.

¿Cómo puedes crear una plantilla nueva en Microsoft Word?

• Abre un documento nuevo y vacio en Word.
• Configura el diseño de todos los elementos del documento. Piensa en el encabezado y el pie, la fuente del texto normal y los títulos y la distancia entre las líneas. Además del diseño puedes también añadir textos, imágenes (logotipo) y otros objetos a la plantilla.
• Al final eliges la opción Guardar como y luego Plantilla de Word. Mantén el lugar por defecto de Word para guardar la plantilla nueva.

Se puede imprimir de dos formas:

a) Desde la opción de menú Impresión rápida que se encuentra dentro del menú Imprimirdel Botón Office.

Se utiliza cuando no queremos cambiar ninguna característica de impresión.

b) Desde la opción de menú Imprimir (CTRL+P) que se encuentra en el Botón Office.

Cuando queremos cambiar alguna característica de impresión. Por ejemplo, el número de copias, imprimir sólo alguna página del documento, etc...

Desde la opción de menú Impresión rápida

Se pincha en el Botón Office , se hace clic en la flecha que aparece a la derecha del comando Imprimir y se selecciona la opción Impresión rápida.

Nuestro documento se imprime directamente. En este caso se imprimen todas las páginas del documento, con las opciones definidas en ese momento.

Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente comprobar las opciones definidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar el comando Imprimir.

Desde el comando Imprimir

Desde el Botón Office, seleccionar Imprimir o bien directamente (CTRL+P), aparecerá el cuadro de diálogo que ves a continuación.

Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botón Aceptar.

Haciendo clic en el botón Opciones, se abre otra ventana en la que podemos seleccionar varias opciones, entre otras la de Imprimir colores e imágenes de fondo muy útil cuando queremos que los temas que vienen acompañados de soporte visual se reflejen del mismo modo en el papel que en pantalla.

 Ejecuta en la cinta de opciones el comando Encabezado de la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de página. Elige en el menú que se despliega el primer encabezado, "En blanco". Después de ejecutar esta acción, ocurren varias cosas a la vez, como se muestra en la figura 6.3:

ð Si estabas viendo el documento en un modo distinto a Diseño de impresión, automáticamente se cambia a ese modo de visualización.

ð Aparece en la cinta de opciones la ficha Encabezadoy pie de página, mostrando sus comandos perfectamente agrupados.

ð En la zona superior de la página que estás editando, aparece una línea discontinua separadora con una leyenda, Encabezado. En la parte inferior ocurre lo mismo con el pie de página. Dentro de esa zona delimitada hay un controlador de contenido. Es una característica nueva de Word, básicamente controla dónde y qué tipo de información podemos insertar; en este caso, solo texto, y está listo para que escribamos.

Figura 6.3. Edición del encabezado de un documento

Nota

Los encabezados y pies de página se muestran en el espacio que has indicado como margen superior e inferior respectivamente.

En la nueva ficha Encabezado y pie de página, puedes encontrar los siguientes grupos e iconos:

ð Botones Encabezado y Pie de página (grupo Encabezado y pie de página). Haz clic en ellos para cambiar el diseño de encabezado o pie de página que desea usar, de entre las opciones que se te dan. El encabezado o el pie se insertan en todas las páginas del documento. Si lo que quieres es quitarlos, al final del desplegable que aparece tienes esa opción.

ð Número de página (grupo Encabezado y pie de página) añade uno; la galería e diseños te deja elegir su posición en la página y el formato que prefieras (1, i o a, páginas x de y).

ð Fecha y hora (grupo Insertar): abre un cuadro de diálogo para decidir el formato en que se presentará la fecha actual que tiene el ordenador. De esta forma, cada vez que lo imprimas, podrás saber que día o a qué hora lo hiciste. Si aceptas sustituirá al controlador de contenido que tuvieras seleccionado.

ð Elementos rápidos (grupo Insertar): te permite insertar autotextos o bloques de creación que Word incluye por defecto o que puedes crear tú (lo veremos más adelante).

Nota

Word llama elementos rápidos a la información susceptible de reutilizarse, bien sean propiedades del documento o saludos, despedidas, firmas, etc. que podemos "encapsular" y volver a aplicar.

ð Imagen (grupo Insertar): abre un cuadro de diálogo similar al de Abrir que vimos en el capítulo 2 (fig. 2.3).

ð Imágenes prediseñadas (grupo Insertar): añade fotografías, películas y sonidos que contienen las colecciones de Office.

ð Botones Ir al encabezado e Ir al pie de página (grupo Exploración): conmutarán en función de dónde se encuentre el punto de inserción. Puedes saltar de uno a otro con ellos.

ð Botones Sección anterior y Sección siguiente (grupo Exploración): si hay varias secciones, te situarás en el encabezado/pie anterior. De esta forma, podrás copiar el encabezado/pie y con el siguiente icono volver al encabezado/pie de la sección que estabas editando para pegarlo y modi­ficarlo si lo deseas.

ð Vincular al anterior: si lo pulsas el encabezado y pie heredarán el formato y contenido del de la sección anterior.

ð Primera página diferente y Páginas pares e impares diferentes (grupoOpciones): esas opciones están en la pestaña Diseño del cuadro de diálogo Configurar página, y lo explicaremos a continuación.

ð Mostrar texto del documento (grupo Opciones): esta casilla hace que se muestre u oculte el texto del documento.

ð Grupo Posición: contiene casillas para especificar el espacio entre el límite de la hoja y el encabezado. También lo veremos en la pestaña Diseño en Configurar página.

ð Cerrar encabezado y pie de página: cierra la ficha en la cinta de opciones y se finaliza así la edición del encabezado y pie, los cuales contendrán lo que hayas espe­cificado.

¡Ya está bien de teoría! A practicar. Vamos a añadir a nuestro documento de práctica un encabezado y un pie aplicando lo anterior e, incluso, lo que ya hemos visto en otros capítulos y funciones nuevas.

1.  Ejecuta el Botón Office y lleva el ratón hasta Preparar, haz clic en Propiedades del documento.

2.  Aparece un panel de información del documento en el que vamos a rellenar los campos Autor y Título. Pon tu nombre y el texto "Curso de Word 2007" como título. Ciérralo cuando acabes con un clic en el botón con forma de aspa.

3.  Haz doble clic en el encabezado que creamos antes, seleccionando el controlador de contenido (figura 6.3).

4.  Escribe a continuación el texto "Archivo de prácticas". Selecciona ese texto y ponlo en tamaño 14 y negrita (utiliza la minibarra de herramientas, por ejemplo).

5.  Pulsa una vez la tecla espacio y selecciona el botón Elementos rápidos y, dentro de sus opciones, elige Propiedad del documento / Título (es el título que le dimos en el paso 2).

6.  Ahora selecciona el botón desplegable Pie de página y elige el segundo diseño,"En blanco (tres columnas)". Con el controlador de la primera columna seleccionado, enElementos rápidos, elige ahora Propiedad del documento / Autor

7.  Selecciona el controlador de la segunda columna y pulsa el botón Núme­ro de páginas / Posición actual (quiere decir que respetará la posición del controlador y no reubicará) y el cuarto diseño del desplegable, "Corchetes".

8.  Nos queda la tercera columna, seleccionala y pulsa Fecha y hora. Acepta el primer formato de fecha.

9.  Haz clic en el icono Cerrar para acabar la edición del encabezado y pie de página.

Los datos que hemos incluido en el encabezado y pie de página puedes sustituirlos por los que quieras y, sobre todo, por los que mejor se adapten al tipo de documento que estés realizando.

Ejecuta ahora el comando Vista preliminar y haz clic en el icono Dos páginas. Puedes ver que el aspecto general de la página ha sido modificado, como se muestra en la imagen de la figura 6.4.

Figura 6.4. Documento con encabezado y pie de página en vista preliminar

Por último, vamos a hacer mención a la sección Encabezadosy pies de página que se encuentra dentro de la pestaña Diseño del cuadro de diálogo Configurar página (figura 6.5).

Figura 6.5. Ficha Diseño del cuadro de diálogo Configurar página

Tienes dos casillas de verificación: Pares e impares diferentes y Primera página diferente que te permiten tanto poner un encabezado/pie distinto para las páginas pares e impares como evitar el encabezado y pie en la primera página del documento (muy útil si esta página no es el texto propiamente dicho, sino una página de presentación).

Utilizando la sección Desdeel borde, puedes modificar la posición en la que se imprimirán el encabezado y el pie de página; por omisión, Word proporciona unas distancias y si observas los márgenes superior e inferior que Word tiene también por omisión (figura 6.2), entenderás que en el espacio dejado de margen superior e inferior se incluyen el encabezado y pie. Por tanto, debes tener en cuenta que las distancias que aquí indicas no son respecto a los márgenes, sino respecto a los bordes de la página.

Formatos de página

Dentro de esta categoría se agrupan instrucciones como el tamaño y orientación del papel, los márgenes, encabezados y pies de página, etc. La mayor parte de ellas se concentran en el cuadro de diálogo Configurar página al que se accede desde el menú Archivo.

Este cuadro de diálogo presenta tres pestañas, una para cada grupo de instrucciones: Márgenes, Tamaño del papel y Diseño de página. Aunque presentan este orden se empezará por el que lógicamente parece el primer paso: la elección del papel.
El cuadro de opción Aplicar a que aparece en la parte inferior de los tres apartados se utiliza cuando se está trabajando con secciones. Se verá su empleo cuando se llegue a la parte correspondiente a las secciones.

Tamaño del papel

En este apartado se configura el tamaño y la orientación del papel. En el submenú Tamaño del papel aparecen los tamaños soportados por la impresora que se tenga seleccionada. En la versión castellana del programa suele estar seleccionado el tamaño Din A 4, que es el que suelen usar todas las impresoras.

En el caso de que se quiera utilizar un tamaño de papel no estándar u otro que no aparezca listado, es posible dar sus medidas en los cuadros Ancho y Alto.
En el apartado Vista previa se verán las modificaciones que se haya hecho de tamaño y orientación.

Márgenes

Los márgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el borde del papel y donde se empieza a escribir. Basta con introducir las medidas en el cuadro correspondiente: superior, inferior, izquierdo, derecho.

El margen de encuadernación es el espacio de la hoja que será ocupado por la encuadernación. No basta con hacer más grande el margen izquierdo porque, en el caso de que se vaya a imprimir a dos caras, la encuadernación irá en la parte izquierda de las páginas impares pero en la derecha de las pares.

En el caso de que se vaya a imprimir el trabajo a dos caras hay que acceder a las Opciones de Impresión situadas en la parte inferior del apartado Papel. Nos aparecerá un nuevo cuadro de dialogo con las distintas opciones para activar o desactivar ( parte inferior):

Diseño de página

La mayor parte de las opciones de esta última carta son aplicables a los encabezados y pies de página y a las secciones, por lo que se estudian junto con éstas.La mayor parte de las opciones de esta última carta son aplicables a los encabezados y pies de página y a las secciones, por lo que se estudian junto con éstas.

En este apartado se selecciona si se van a utilizar páginas pares e impares, y si también se va a utilizar una primera página diferente…

Formato fuente

Para aplicar formato al texto, modificar el tipo de letra, el tamaño... se selecciona el menú Formato|Fuente, se abrirá esta ventana:

Fuente: es el tipo o familia de letra que se aplica. Puede ser la Times, Arial, Courier, BooK Antiqua, Rokwell, etc. Se pueden aplicar desde el selector Fuente  de la barra de herramientas Formato.
Estilo de fuente: se refiere a los modos de resaltar la letra: negrita , cursiva ,subrayado , que se pueden aplicar al mismo tiempo: negrita cursiva subrayado.
Tamaño: se mide en puntos (pto. ), medida tipográfica que equivale a 0,35 mm. La letra de este manual es una Times New Roman 12 pto., para el texto normal y Times New Roman 14 para los títulos. Se aplica desde el selector Tamaño de fuente  de la barra de Formato.
Efectos de Texto: se llama efectos al ^superíndice, _subíndice, Tachado, VERSALES, etc.
Muchas de estas opciones de formato se pueden aplicar directamente utilizando la barra de Formato:

Formatos de párrafo

Un párrafo es, en principio, cada una de las divisiones del texto que comienza por una letra en mayúscula y termina con un punto y aparte. Word los presenta además delimitados por esta marca (marcas de párrafo).
Las instrucciones para párrafos están agrupadas en el cuadro Párrafo del menú Formato, aunque gran parte de ellas, las más habituales (sangrías, alineaciones, tabulaciones,…) se pueden aplicar desde la regla y la barra de herramientas Formato.

Para aplicar una instrucción de párrafo basta con tener el cursor dentro del párrafo que se quiera modificar, sin necesidad de seleccionarlo todo. En el caso de que se quiera aplicar el mismo formato a varios párrafos se tendrá que seleccionar al menos una parte de cada uno de ellos.
Para aplicar el formato a un párrafo se utiliza el comando Formato|Párrafo. Desde esta ventana se modifican todas las opciones que se verán a continuación.

Sangrías

Una sangría es la separación que se puede dejar entre un párrafo y el margen. Hay varios tipos de sangrías:

Sangría de primera línea: si es sólo la primera línea la que se separa.
Sangría izquierda: se separan todas las líneas con respecto al margen izquierdo.
Sangría derecha: se separan todas las líneas con respecto al margen derecho.
Sangría francesa: se separan todas las líneas del párrafo menos la primera, se suele emplear en párrafos numerados.

Los párrafos numerados o con una viñeta con sangría francesa se pueden hacer directamente con los botones  de la barra de herramientas de formato.
Los párrafos se sangran mediante los controles que aparecen en la regla: dos en la parte izquierda  y uno en la derecha . Basta con arrastrarlos sobre la regla y colocarlos como se ve en esta ilustración:

Esto mismo se puede hacer desde la ventana que se abre con el menú Formato|Párrafo. Los valores se introducen numéricamente en el cuadro de opción correspondiente:

Para seleccionar el tipo de sangría se pulsa en el menú Especial:

Alineaciones

Word admite varios tipos de alineación: izquierda, derecha, centrada y justificada. La alineación por defecto es la izquierda. Para poner cualquier otra basta con pulsar el botón correspondiente en la barra de herramientas de formato o elegirla del cuadro de diálogo Párrafo del menú Formato.

5.3.3. Interlineado y la separación entre párrafos

Los interlineados-la separación entre las líneas- más normales son los mismos que los de una máquina de escribir: sencillo, 1,5 líneas y doble.

Para aplicar los interlineados se selecciona el menú Formato|Párrafo:

Dentro de la ventana se pulsa sobre el menú Interlineado para seleccionar el tipo de interlineado, también se puede especificar la distancia numéricamente con el menú En.

El espacio entre párrafos es la separación que se deja entre un párrafo con respecto al que le sigue y al que le precede. Aunque un efecto parecido se puede conseguir dándole varias veces a la tecla de retorno de carro, así no se puede dar medidas concretas e inferiores al espacio dejado por un retorno. Esta instrucción es fundamental dentro de los estilos.

Para modificar el espacio entre párrafos se utilizan los menús anterior y posterior:

Tabuladores

Cuando se necesita dar al texto dos alineaciones distintas en la misma línea (como en un índice de un trabajo) o hacer un formato como el que aparece en la ilustración siguiente, se tiene que usar obligatoriamente los llamados altos de tabulación.

Como se puede ver en el ejemplo hay cuatro tipos de altos de tabulación según el tipo de alineación que se quiera.

La tecla de tabulación desplaza el cursor 1,5 cm por defecto. Si se quiere que se detenga en un punto concreto hay que poner en él una marca de tabulación. Para ello hay que seleccionar primero el tipo de marca de tabulación haciendo clic en el selector que aparece a la izquierda de la regla , y después volviendo hacer clic en el lugar de la regla en que se quiere situar. Ahora no hay más que ir pulsando la tecla de tabulación para que el cursor se detenga en los lugares marcados.

Si se quiere mover uno de los altos de tabulación una vez hecha la tabla, hay que tener en cuenta que son independientes para cada párrafo, por lo que si se quiere que se mantengan las alineaciones hay que seleccionar todos los párrafos que compongan la tabla antes de hacerlo.

Para hacer que el espacio entre dos tabulaciones quede relleno hay que entrar en el cuadro de diálogo Tabulaciones del menú Formato, seleccionar el alto de tabulación en Posición indicar que relleno debe tener, y pulsar el botón Fijar.

Bordes y sombreado

El método más sencillo de aplicar bordes a un párrafo, a un grupo de párrafos o a una tabla es utilizar estas herramientas de la barra de bordes

 Con este menú se selecciona el tipo de borde que se quiere aplicar, al pulsar sobre la flecha se desplegarán algunos de los bordes que se pueden aplicar:

 Con esta herramienta se selecciona el color del sombreado que se aplica al párrafo.
Con las herramientas de la barra de formato no se pueden aplicar todas las opciones, para tenerlas todas disponibles se debe seleccionar el menú Formato|Bordes y sombreado...se abrirá esta ventana:

Se pueden seleccionar los bordes ya diseñados de la izquierda haciendo clic sobre cualquiera de ellos, o bien ir confeccionando un borde con las distintas herramientas.
Primero se selecciona el estilo de la línea. Después el color y luego el grosor de la línea, haciendo clic en la flecha del Ancho:

Si se está aplicando bordes a un grupo de párrafos o a las celdas de una tabla, también se puede poner bordes entre ellos. Cuando se trate de una tabla o de varios párrafos aparecerán más botones:

Los sombreados son variaciones en el color del fondo de un párrafo que se suelen aplicar para destacar su contenido. Para aplicar un sombreado hay que seleccionar la pestaña Sombreado:

Para aplicar un sombreado primero hay que seleccionar el color del Relleno haciendo clic sobre un color de la paleta. A continuación se selecciona la trama, que es la intensidad con la que sea aplicará el color. En Vista previa se verá cómo va quedando el párrafo o la tabla.
Si se ponen sombreados más oscuros de un 50% de gris, es conveniente, para que se lea correctamente, poner la letra de color blanco y con negrita. En los pies de página de este manual se puede ver un ejemplo de párrafo con borde superior y sombreado de 60% (Microsoft Word · número de página).

Estilos

En cualquier tipo de trabajo constantemente se repiten formatos: por ejemplo los distintos tipos de títulos de un libro (como se puede ver en este manual) siempre tienen el mismo formato: negritas, tipo y tamaño de letra, separación entre párrafos, etc.
Como la labor de ir repitiendo formatos resulta bastante tediosa, Word permite agrupar un conjunto de instrucciones de formato para poder aplicarlas todas de golpe: los llamados estilos. Dentro de un estilo se puede incluir sangría, interlineados, tipos y estilos de letra, tabulaciones, bordes, etc.

Además, si se han utilizado estilos y posteriormente se quiere modificar un formato (por ejemplo quitar la negrita de los títulos) bastará con redefinir el estilo para que todos los párrafos que lo tienen aplicado cambien.
El uso de estilos es una de las funciones de Word qué más trabajo ahorran y que más contribuyen a la calidad formal del trabajo. Por ejemplo, este manual está hecho íntegramente utilizando estilos.
Es posible hacer estilos para párrafo (se aplican a la vez a todo el párrafo) y de palabra (se aplican sólo a una palabra o grupo de palabras) pero únicamente se verán los primeros por ser mucho mas útiles.

Creación de estilos nuevos

Para definir un estilo hay que seguir los siguientes pasos:
1. Aplicar sobre un párrafo los formatos de fuente y párrafo que se quiere que posea el estilo. Hay algunos formatos de párrafo que tienen especial sentido aplicados en estilos:
l El Espacio antes y después, del cuadro de diálogo Párrafo del menú Formato permite que determinados párrafos, por ejemplo los de título, se mantengan siempre un poco más separados del párrafo que les precede que del que les sigue. De esta forma, siempre se conseguirá la misma separación para todos los títulos.

La opción Conservar con el siguiente de Párrafo, aplicada a los estilos de título impide que éstos se separen del párrafo que les sigue, de forma que luego no se pueda quedar un título sólo al final de una página, causando muy mal efecto.